Una macronave de 6.000 metros cuadrados guarda en su interior un tesoro preciado. Documentos de todo tipo duermen en cajas perfectamente ordenadas apiladas en este lugar ubicado en el recinto de la Zona Franca de Cádiz. Parece una cámara secreta, como la de Harry Potter, oculta entre empresas, pero no es nada desconocida para aquellos que han elegido que Servicios documentales de Andalucía custodie sus papeles.
En esta planta —hay otra más pequeña en Algeciras— hay documentos procedentes, principalmente, de Andalucía Occidental. “Cuando es custodia física, el propio cliente es reacio a tener su documentación lejos de su entorno”, explica María José Brea, gaditana de 45 años responsable de esta empresa pública participada por Zona Franca.
Ella conoce como la palma de su mano los rincones de esta inmensa nave que impresiona a todo el que se asoma a la puerta. En abril de 1999, tras estudiar Biblioteconomía archivística y documentación, entró a hacer prácticas y se quedó. “Casi que nací con el centro”, dice esta técnico encargada de la gestión que ha vivido la evolución de lo que fue una iniciativa particular de un trabajador del departamento comercial de Zona Franca.
El origen de esta empresa se remonta al año 1997 cuando el comercial detectó que había empresas que tenían problemas para guardar sus archivos. Él vio que vender el alquiler de locales a negocios no era suficiente y decidió dar respuesta a lo que todos se preguntaban. “¿Y ahora qué hago yo con los papeles?”.
El trabajador vio la oportunidad para ofrecer un servicio totalmente novedoso que cubriera esta necesidad. “Empezó a dar espacio para la custodia de documentos con unas medidas de seguridad que era complicado que las empresas implantaran en sus propias sedes y así nació la idea”, explica María José.
“El papel va a estar durante mucho tiempo”
En 1999 se constituyó como sociedad gracias a la puesta de Zona Franca, que aprovechó su infraestructura para apostar por el proyecto, primero en una instalación pequeña y, desde 2008, en esta sede de grandes dimensiones. Servicios documentales de Andalucía nació en un contexto en el que Internet todavía no había pisado fuerte y la nube era un término desconocido en la sociedad.
“Siempre he escuchado que el papel iba a durar poco y que todo iba a ser más digital. En los últimos años vemos ese avance pero todavía el papel sigue estando y creo que va a estar durante mucho tiempo”, comenta la gaditana rodeada de cajas.
Todos los documentos que han nacido en formato papel son un razón para que este servicio se siga manteniendo. “Hay organismos que han generado muchísima documentación a lo largo del tiempo y muchos mantienen el papel”, aunque reconoce que la administración está inmersa en una transformación digital y la empresa privada cada vez apuesta más por la nube.
En 23 años numerosas empresas han solicitado estos servicios que, en un principio se ofrecían a las entidades de Zona Franca y, posteriormente, fueron utilizados por cualquiera. “El servicio trasciende tenemos administraciones públicas y otros tipos de empresas que no están en Zona Franca, pero al conocer las prestaciones acuden a nosotros”, explica Fran González, delegado del consorcio estatal ZFC.
El gaditano, de 40 años, destaca que el Colegio de Arquitectos de Málaga ha firmado un contrato y, en esa línea, están intentando llegar a otros colegios profesionales donde hay posibles clientes, trabajadores con negocios propios que también generan papeles.
En la larga lista de clientes, Servicios documentales de Andalucía incluye profesionales independientes, empresas pequeñas, o administraciones públicas naturales de Sevilla, el Campo de Gibraltar, Málaga y, en su mayoría Cádiz. “Cualquiera que no sepa donde custodiar sus documentos puede contratar nuestros servicios”, aclara María José mientras camina por la nave.
Pone como ejemplo a un abogado que tiene su despacho en casa y llega un momento en el que la estantería no es suficiente para guardar los documentos que genera. Según cuenta la responsable a lavozdelsur.es, “hay clientes que tienen 50.000 contenedores y otros que tienen cinco, algunos solo han tenido un único contenedor en custodia”.
“No se destruye nada de documentación clínica”
Concesionarios de buques, bancas, asesorías, la delegación del Gobierno en Cádiz, ayuntamientos o gestoras dejan en manos de esta empresa la protección de su documentación. También actúa como archivo propio del hospital Puerta del Mar de Cádiz y presta servicio a otros centros sanitarios de la provincia como el hospital de Jerez. Expedientes clínicos de miles de personas. “Todas las mañanas una furgoneta lleva los expedientes de los usuarios del día al hospital”, sostiene González.
Las historias clínicas del SAS están a unos metros de María José. “Aquí no se destruye nada de documentación clínica. Tenemos historias de pacientes que fallecieron hace muchísimo tiempo, su documentación sigue estando en custodia”, comenta.
Muy cerca de ella un trabajador maneja una carretilla específica para extraer documentos situados en la parte superior. El hombre mira hacia arriba. Más de 14 metros de cajas, llamados contenedores, permanecen frente a él. Una altura considerable que abruma.
“Hablamos de millones de documentos en custodia”, dice la gaditana. Según detalla, en la nave donde se encuentra se registran 150.000 contenedores mientras que en total, entre el centro de Cádiz y el de Algeciras, se contabilizan más de 200.000.
La carretilla se detiene. Ya ha recogido la documentación solicitada de la zona de almacenamiento de alta densidad, espacio donde se depositan aquellos documentos que se consultan menos. Justo enfrente se divisa, la zona manual, en la que no hace falta maquinaria ya que con una escalera se pueden recuperar.
Además, hay un sistema abierto dedicado a los expedientes clínicos. “Aquí puedes recuperar la historia sin tener que consultarlo en el ordenador, a través del número, en cinco minutos la tendrías localizada”, explica María José.
Durante la visita, se encuentra con compañeros con los que lleva años compartiendo este trabajo. “Todos los que hemos pasado por aquí hemos cogido más de una caja”, dice. La plantilla está formada por personas con experiencia, con más de 15 años de antigüedad que conocen la nave. “Es un trabajo muy de tú a tú, se valora la cercanía”, comenta la gaditana, que transmite la unión del equipo. Buena armonía que es clave para que todo salga a la perfección.
En el interior de los contenedores que el delegado del consorcio ZFC y María José dejan a sus espaldas, hay documentos de todo tipo, desde documentación administrativa hasta clínica. Están muy cerca, pero a la vez, lejos. El personal de Servicios documentales de Andalucía no sabe con exactitud el contenido de los papeles.
“La confidencialidad prima”
“La confidencialidad prima, somos muy escrupulosos con la protección de datos. Nosotros sabemos su tipología documental, pero no accedemos al documento”, explica. Eso sí, a veces se han encontrado con cosas que no deberían estar en estas cajas.
“Una vez me encontré un tenedor que iba dentro de un expediente judicial. También nos han solicitado custodiar cosas que no son documentos, pero no lo hacemos”, detalla. La responsable se adentra en los pasillos donde reina el silencio mientras apunta que entre estas paredes ha estado el legado del escritor José María Pemán. Su voz resuena.
“Estuvo en una zona reservada con unas condiciones de humedad y temperatura específicas para garantizar su conservación”, añade. Estas instalaciones están equipadas para cada tipo de documento, algunos requieren una conservación especial por sus características.
Servicios documentales de Andalucía no solo se adapta a las necesidades de los clientes sino también a los nuevos tiempos. Desde hace unos años, trabajan con un sistema de gestión documental online al que los clientes pueden acceder a través de la web. La digitalización de documentos es el servicio más demandado. “No todo está digitalizado, pero sí registrado, identificado y localizado para que el cliente lo consulte. Es difícil que alguien invierta una cantidad alta en digitalizar todos sus fondos porque hay un porcentaje alto de la documentación que no se consulta nunca”, afirman.
“Hay documentación que no se consulta nunca”
Tras un paseo, María José cuenta los beneficios de este servicio que pone solución al caos que a veces se observa en los locales. “El tema de los archivos siempre ha estado muy abandonado. Lo normal es que estén en los sótanos, donde hay peligro de inundaciones y no cuentan con sistemas de detección de incendios”, dice la responsable que destaca las medidas de seguridad de esta nave gigantesca.
Hojas de papel con distinto grosor y tamaño que forman parte de la historia. Aunque “no actuamos como archivo histórico”, en el documento más antiguo data de principios del siglo XX. La diferencia con un archivo reside en que estos papeles desaparecerán cuando cumplan el tiempo de conservación establecido por ley. “Es cíclico, el cliente, para abaratar costes, conserva la documentación el plazo que tiene que hacerlo, pero, después los destruyen y entran otros nuevos”.
Un lugar para muchos desconocido que cada vez recibe más visitas, sobre todo de colegios. “Nadie se imagina que aquí hay una instalación como esta”, comenta el delegado con la mirada clavada en el techo.
